Terjadinya keterlambatan pengiriman barang atau delay-nya pengiriman oleh jasa pengiriman barang merupakan salah satu hal tidak terduga yang bisa terjadi saat proses pengiriman barang. Sejatinya, tidak hanya pembeli yang bisa dibuat tidak puas, melainkan juga penjual yang mengirimkan barang tersebut. Sebagai penjual, Anda bisa lakukan 5 tips ini saat delay-nya pengiriman.
Alasan Terjadinya Keterlambatan Pengiriman
Terjadinya delay atau keterlambatan pengiriman bisa disebabkan oleh beberapa hal, entah itu dipicu oleh faktor internal maupun faktor eksternal. Untuk faktor internal yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang misalnya saja seperti jumlah barang yang dikirim sudah overload atau membludak, sehingga memperlambat proses sortir dan pengiriman barang ke destinasi tujuan.
Sedangkan untuk faktor eksternal yang menyebabkan delay-nya pengiriman seperti buruknya cuaca, sehingga armada transportasi yang seharusnya membawa barang ke area destinasi tujuan tidak bisa beroperasi dengan optimal. Alhasil, kondisi cuaca harus ditunggu hingga normal kembali, untuk kemudian pengiriman barang diteruskan seperti biasanya.
Tips bagi Penjual Saat Terjadinya Keterlambatan Pengiriman Barang
1. Komunikasikan pada Pembeli Terkait Keterlambatan Pengiriman
Hal pertama yang harus Anda lakukan saat mengetahui terjadi keterlambatan pengiriman barang ke pihak pembeli adalah menginformasikan pada mereka bahwa barang yang dibeli akan sampai terlambat atau melewati waktu estimasi kedatangan barang. Hal ini dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban Anda sebagai penjual pada pihak pembeli karena barang tidak sampai tepat waktu.
Untuk mengetahui potensi terjadinya keterlambatan, tentu Anda harus senantiasa mengecek progres pengiriman barang, yang bisa dilakukan via fitur cek resi yang saat ini dihadirkan oleh jasa pengiriman barang. Tanggapan Anda dalam menginformasikan kendala ini pada pembeli setidaknya bisa mengurangi kekhawatiran pembeli karena barang yang dibelinya tidak kunjung sampai.
2. Hubungi Pihak Jasa Pengiriman Barang
Tips selanjutnya yang bisa dilakukan saat barang yang Anda jual dan kirim mengalami delay atau keterlambatan pengiriman adalah menghubungi pihak jasa pengiriman barang. Saat menghubungi jasa pengiriman, informasikan nomor resi barang yang dikirim, lalu minta informasi mengenai alasan terjadinya keterlambatan pengiriman.
Pihak jasa pengiriman biasanya akan menjelaskan alasan terjadinya keterlambatan, seperti kondisi gudang yang overload atau terjadi kekeliruan yang menyebabkan barang terbawa oleh armada transportasi pengiriman ke area wilayah yang berbeda. Bisa jadi juga, barang ternyata terselip di gudang, yang kemudian baru diketahui oleh jasa pengiriman setelah Anda menghubunginya.
3. Tawarkan Kompensasi Ongkir atas Keterlambatan Pengiriman Barang
Saat barang yang dikirim mengalami keterlambatan, biasanya hal itu bisa memicu pembeli untuk tidak lagi membeli barang di tempat yang sama. Apalagi jika pembeli memang memilih layanan pengiriman tercepat yang disediakan oleh penjual, agar bisa menerima barangnya tersebut dalam kurun waktu yang cepat pula. Makanya, pembeli bisa sangat kecewa atas keterlambatan pengiriman.
Untuk bisa menghindari kekecewaan pembeli, Anda bisa tawarkan kompensasi ongkir atas keterlambatan pengiriman barang yang terjadi. Kompensasi tersebut bisa berupa penggratisan ongkos kirim, memberikan diskon ongkos kirim, dan lain sebagainya. Tentu saja, setelahnya Anda juga meminta kompensasi atas keterlambatan pada pihak jasa pengiriman barang.
4. Tawarkan Promo Khusus untuk Pembelian Berikutnya
Selain memberikan kompensasi ongkir atas keterlambatan pengiriman barang yang terjadi, Anda bisa juga menghindari kekecewaan pembeli dengan cara menawarkan promo khusus pada mereka. Penawaran berupa promo khusus ini bisa didapatkan oleh pembeli saat mereka melakukan pembelian berikutnya atau repurchase di toko tersebut.
Ada beragam bonus khusus yang bisa Anda tawarkan pada pembeli agar mereka tidak kecewa dan tidak meninggalkan review yang buruk atas kinerja toko Anda. Bonus khusus itu bisa berupa voucher diskon, free goodies, atau bahkan produk gratis saat melakukan pembelian selanjutnya di toko tersebut. Memang harus ada usaha lebih, namun hal ini dilakukan demi menjaga reputasi toko.
5. Selalu Update Progres Pengiriman Barang pada Pembeli
Meskipun pada awalnya Anda sudah menghubungi pembeli dan menginformasikan terkait keterlambatan pengiriman barang, tidak ada salahnya untuk tetap memberikan update seputar progres pengiriman barang tersebut. Dengan melakukan tindakan ini, pembeli akan mengetahui kalau Anda memang bertanggung jawab sepenuhnya atas barang yang dijual.
Pun jika pengiriman masih akan berlangsung lama dan pembeli sudah tidak mau lagi menerima kedatangan barang, Anda bisa tawarkan opsi return pada pembeli alias mengirimkan kembali barang yang dibeli tersebut pada pihak penjual. Tidak lupa, sampaikan juga permintaan maaf atas keterlambatan pengiriman yang terjadi dan beri kompensasi jika memang diperlukan.
Terlambatnya pengiriman memang di luar kuasa penjual, karena barang sudah berada di pihak jasa pengiriman barang. Namun, sebagai bentuk tanggung jawab pada pembeli, penjual bisa melakukan 5 tips di atas saat terjadi delay. Keterlambatan pengiriman barang bisa dihindari oleh penjual dengan memilih jasa pengiriman barang yang cepat dan berpengalaman seperti posaja.co.id.